Kad se kaže "automatizacija poslovanja", mnogi zamisle veliki i skup sistem koji menja ceo način rada firme. U praksi su najbolji kandidati obično najdosadniji poslovi: oni koje neko u firmi radi svake nedelje, istim koracima, prepisujući podatke sa jednog mesta na drugo. Ovaj tekst pomaže da takve poslove prepoznate kod sebe, uz stvarne primere sistema koje smo napravili.
Kako da prepoznate posao koji vredi automatizovati
Posao je dobar kandidat ako za njega važi bar nekoliko od ovih stavki:
- Ponavlja se redovno - svaki dan, svake nedelje ili svakog meseca, a ne jednom godišnje.
- Ima jasna pravila - koraci su uvek isti, pa bi ih neko mogao zapisati kao uputstvo.
- Podaci se prepisuju - iz PDF-a u Excel, iz sveske u računar, iz jedne tabele u drugu.
- Greška je skupa - propušten rok, pogrešan iznos na ponudi ili roba koja "postoji" samo na papiru.
- Zavisi od jedne osobe - samo jedan čovek u firmi zna kako se to radi, i sve stane kad on nije tu.
Primeri iz prakse
Sva četiri primera su sistemi koje smo razvili i koji danas rade. Detaljnije su opisani i u sekciji Automatizacija u praksi na našem sajtu.
Obračuni i ponude
Majstori su materijal računali ručno, pa ponudu kucali posebno, a fakturu još jednom. Isti brojevi su se prepisivali tri puta, i svaki put je mogla da se potkrade greška. Predmerko to radi u jednoj aplikaciji: iz unetih mera izračuna materijal, napravi ponudu, a iz ponude fakturu.
Evidencija robe i magacina
Stanje robe se vodilo ručno, a dve lokacije nikad nisu imale iste podatke. Rešenje je desktop aplikacija u kojoj se prijem, izdavanje i stanje po magacinima vode u zajedničkoj bazi, pa obe lokacije u svakom trenutku vide isto stanje. Pri svakom prijemu i izdavanju šef automatski dobija mejl, a dokumenti se štampaju direktno iz aplikacije.
Praćenje rokova
Rokovi za dokumente, domene i hosting klijenata pratili su se ručno, i lako se dešavalo da se neki propusti. LLC Reminder prati sve rokove na jednom mestu i šalje podsetnike na telefon i mejl pre nego što nešto istekne.
Računi i papirologija
Računi za komunalije stižu kao PDF, a iznosi su se ručno prepisivali i delili po lokalima. RacuniSken sam čita iznose iz PDF računa, deli ih među zakupcima i pravi mesečne izveštaje u PDF-u i Excel-u.
Šta za sada ne vredi automatizovati
Nije svaki posao dobar kandidat, i bolje je to reći odmah:
- Poslovi koji se retko dešavaju - ako nešto radite dva puta godišnje, razvoj se teško isplati.
- Poslovi gde je svaki slučaj drugačiji - procena, pregovori, savet klijentu. Softver tu može da pomogne, ali ne i da zameni čoveka.
- Procesi koji se još menjaju - ako ni u firmi još niste dogovorili kako nešto treba da se radi, prvo ustalite proces, pa ga tek onda automatizujte.
Kako izgleda početak
Na prvom razgovoru je dovoljno da opišete kako se posao radi danas: ko ga radi, koliko često, i sa kojim fajlovima ili papirima. Na osnovu toga predlažemo šta vredi automatizovati, a šta ne. Automatizacija se ne radi po fiksnom paketu, nego se cena pravi po obimu posla, uz besplatnu procenu.
Ako želite da se pripremite unapred, pogledajte i tekstove o tome šta pripremiti pre početka saradnje i koliko traje izrada aplikacije.