Gotovo svaka firma počinje sa Excel-om, i to je dobar početak. Tabela je brzo napravljena, svi znaju da je otvore, i za prve klijente, prve ponude i prvu evidenciju robe sasvim je dovoljna. Problem nastaje kasnije, kad posao poraste, a tabela ostane ista. Ovaj tekst pomaže da prepoznate taj trenutak, i da procenite da li vam je potrebna aplikacija ili je Excel i dalje pravi izbor.
Znaci da ste prerasli Excel
Ako prepoznajete bar dve ili tri od ovih situacija, vreme je da razmislite o prelasku:
- Više ljudi radi u istoj tabeli - i niko nije siguran koja je verzija prava. Fajlovi se zovu "stanje_konacno_v3_ispravljeno.xlsx".
- Isti podaci se unose na više mesta - jednom u tabelu za ponude, pa u tabelu za fakture, pa u tabelu za stanje.
- Greške u formulama prolaze neprimećeno - jedna pomerena ćelija ili prepisana formula, i pogrešan iznos ode klijentu.
- Potrebni su vam podaci sa terena - sa druge lokacije ili sa telefona, a tabela je na jednom računaru.
- Rokovi zavise od toga da neko otvori tabelu - Excel vas neće sam podsetiti da nešto ističe.
- Samo jedna osoba "zna" tabelu - kad je ona na odmoru, niko ne sme da je dira.
- Izveštaji se svaki mesec prave ručno - kopiranjem, filtriranjem i sabiranjem, iako su koraci uvek isti.
Šta dobijate prelaskom na aplikaciju
- Jedan izvor podataka - svi rade u istoj bazi i uvek vide isto, aktuelno stanje.
- Podatak se unosi jednom - ponuda postaje faktura, prijem robe menja stanje, bez prepisivanja.
- Pravila umesto formula - obračuni se rade u kodu koji je testiran, a ne u ćeliji koju neko može slučajno da obriše.
- Prava pristupa - svako vidi i menja samo ono što treba za njegov posao.
- Podsetnici i obaveštenja - aplikacija sama javi kad nešto ističe ili kad se nešto promeni.
- Izveštaji na klik - umesto da ih neko ručno sklapa krajem meseca.
Primeri iz prakse
Evidencija magacina: stanje robe se vodilo ručno, a dve lokacije nikad nisu imale iste podatke. Danas se prijem, izdavanje i stanje vode u desktop aplikaciji sa zajedničkom bazom, pa obe lokacije u svakom trenutku vide isto stanje, a šef pri svakom prijemu i izdavanju dobija mejl.
Računi po lokalima: iznosi sa PDF računa za komunalije su se ručno prepisivali i delili među zakupcima. Aplikacija RacuniSken sada sama čita iznose iz PDF-a i deli ih po zakupcima. Zanimljivo je da izveštaje i dalje pravi i u Excel-u, jer je to format koji svi znaju da otvore.
Više ovakvih primera pronaći ćete u tekstu koje poslove u firmi možete da automatizujete i u sekciji Automatizacija u praksi.
Kada Excel i dalje ima smisla
Aplikacija nije uvek bolje rešenje, i nema smisla praviti je samo zato što zvuči ozbiljnije. Excel je i dalje pravi izbor kada:
- Obim je mali - nekoliko desetina redova mesečno i jedna osoba koja radi u tabeli.
- Proces se još menja - dok ne znate tačno kako želite da radite, tabela je fleksibilnija od bilo koje aplikacije.
- Radi se o jednokratnoj analizi - za brzu računicu ili proveru ideje Excel je nezamenljiv.
Prelazak takođe ne znači da se Excel zauvek izbacuje. Dobra aplikacija obično ume da izveze podatke u Excel za one koji su na njega navikli, kao što to radi RacuniSken.
Kako izgleda prelazak
Prelazak ne mora da bude veliki rez. Najbolje je krenuti od jednog procesa koji najviše boli, na primer ponuda i faktura ili evidencije robe, i tek posle dodavati ostalo. Postojeći podaci iz tabela se obično mogu preneti u aplikaciju, pa ne krećete od nule. Na prvom razgovoru je dovoljno da nam pokažete tabelu sa kojom danas radite i ispričate šta vas u njoj najviše muči.
Ako vas zanima koliko takav projekat traje, pogledajte i tekst o tome koliko traje izrada aplikacije.